La gestion des archives est complexe et concerne de nombreux documents devant être conservés un certain temps pour des raisons pratiques ou légales. On retrouve dans les archives d’une entreprise des justificatifs clients (bons de commande ou de livraison, factures), des documents consacrés au personnel (bulletins de salaire, contrats de travail, etc.), des pièces juridiques (statuts, contrats, rapports de conseil d’administration), des factures fournisseurs, des pièces de procédure (déclarations de créance ou jugement) ainsi que des dossiers prud'homaux et pièces de banque justificatives de règlements.         

Mettre en place un système de gestion des archives

Pour ce qui est de l’externalisation des archives comptable d’un client (rapports comptables, fiscaux et juridiques), une clause de confidentialité doit être absolument signé par la société d’archivage. La création d’une méthodologie de gestion des documents est essentielle afin d’assurer leur disponibilité à tout moment mais aussi leur authenticité et leur intégrité. Ce plan d’archivage est une aide pour l’archiviste, il peut être établi sous format papier (via un système de fiches) ou par informatique. Cette dernière solution est nommée gestion électronique des documents, ou GED. L’une ou l’autre des méthodes permet une gestion et un suivi du document de sa création à son archivage tout en permettant sa bonne conservation. Droits d’accès, politiques et standards voire procédures : les possibilités sont nombreuses et peuvent être adaptées aux souhaits du client.      

La gestion physique des archives en Lorraine

Pouvoir identifier une archive d’entreprise à n’importe quel moment est une nécessité, tout comme le fait de les conserver dans des conditions optimales. Les locaux accueillant les documents doivent être conformes à un certain nombre de règles environnementales : hygrométrie, température voire résistance aux inondations, aux feux et aux tremblements de terre pour les archives de grande importance. Des documents d’archives peuvent aussi faire l’objet d’une destruction si cet acte est autorisé par la législation.      

Coordonnées de la société

Arcalys archivage Site web : http://www.arcalys-archives.com GRAND EST 03.29.70.79.51 Adresse : 31, rue de Bar à Longeville en Barrois BP n° 10141 55003 BAR le DUC Cedex